У сфері публічних закупівель існує небезпечна ілюзія: якщо інформація є у відкритих державних реєстрах, то замовник може заплющити очі на відсутність папірця у тендерній пропозиції. Проте сувора практика моніторингу Держаудитслужби (ДАСУ) вкотре доводить — формалізм у закупівлях завжди перемагає «здоровий глузд».
Сьогодні розберемо свіжий та дуже повчальний кейс, який завершився у квітні 2026 року. Він чітко показує, як через одну некоректно вичитану вимогу документації замовник опинився під прицілом аудиторів.
Предмет спору: Відкриті торги на закупівлю обладнання, які проводило комунальне підприємство (Водоканал)
Що пішло не так? Замовник прописав у тендерній документації вимогу: надати довідку в довільній формі про кінцевих бенефіціарних власників (КБВ) та структуру власності засновника.
Учасник-переможець таку окрему довідку не завантажив. Натомість він надав офіційну Виписку з ЄДР, де було вказано, що компанія зареєстрована в Україні (резидент), а її керівником та бенефіціаром є громадянин України.
Логіка замовника була залізобетонною: «Вимога стосується нерезидентів, адже дані про іноземців у нашому ЄДР не завжди є. А оскільки цей учасник — наш рідний резидент, і ми самі безкоштовно перевірили його бенефіціара на сайті Мін'юсту, то жодних порушень немає!». Замовник акцептував пропозицію та уклав договір.
Держаудитслужба під час моніторингу залізничну логіку замовника розбила вщент. Позиція контролюючого органу сувора, але законна:
Вимога є — документ має бути. Якщо в тексті вашої документації написано «надати довідку» (і чітко не розмежовано, що це ТІЛЬКИ для нерезидентів), учасник зобов'язаний її викласти. Немає документа — є невідповідність.
Замість перемоги — кнопка «24 години». Замовник мав не самостійно шукати дані в реєстрах, а виконати вимогу пункту 43 Особливостей (Постанова КМУ № 1178). Тобто — оприлюднити в системі Prozorro офіційну вимогу про усунення невідповідностей і дати учаснику 24 години на завантаження цієї нещасної довідки.
Результат: Аудитори офіційно зафіксували порушення законодавства з боку замовника через те, що він не дав учаснику можливість виправити помилку, а просто «заплющив очі» на відсутність документа.
Цей кейс — класичний приклад того, як дрібниці руйнують великі угоди.
Для Учасників: Ніколи не сподівайтеся на «та вони самі подивляться в реєстрах». Якщо в ТД просять довідку в довільній формі — пишіть довідку. Бажано копіювати формулювання вимог замовника слово в слово, щоб у аудиторів не було жодного шансу зачепитися за форму.
Для Замовників: Будь-яка самодіяльність чи спроба спростити життя учаснику в обхід процедури «24 годин на виправлення» — це прямий шлях до протоколу від ДАСУ. Бачите відсутній папірець, який вимагали? Обов'язково публікуйте вимогу про усунення невідповідностей.
Як бачите, закупівлі не прощають неуважності. Навіть якщо ви повністю праві по суті, формальна помилка в процедурі може коштувати скасування торгів або штрафів.
Ми допомагаємо уникнути таких невідповідностей:
Для постачальників: детально аналізуємо ТД, виловлюємо приховані вимоги та готуємо ідеальну пропозицію, де кожна кома на своєму місці.
Для замовників: розробляємо бездоганну документацію та супроводжуємо процес розгляду пропозицій, мінімізуючи ризики негативних висновків ДАСУ.
Не ризикуйте мільйонними контрактами через відсутність однієї довідки. Довірте свій тендерний супровід професіоналам!
Бажаєте перевірити вашу поточну тендерну документацію на подібні "пастки"? Залиште заявку на експрес-аудит прямо зараз!